Revisionssichere Mail-Archivierung
Aus den gesetzlichen Vorgaben ergibt sich, dass jeder Kaufmann, jede Handelsgesellschaft, jede eingetragene Genossenschaft und jede juristische Person E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB/§140 AO), für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufbewahren muss.
Revisionssichere Mail-Archivierung bedeutet, dass relevante E-Mails so aufbewahrt werden, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Dies betrifft die
- Ordnungsmäßigkeit
- Verfügbarkeit
- Zugriffsschutz
- Vollständigkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Datensicherheit
- Sicherheit
- Unveränderlichkeit
- Transparenz
Wir bieten neben den Dienstleistungen Hosting und Domainverwaltung nun auch die revisionssichere Mailarchivierung an.
Das Archivierungssystem von www.RevisionssichereMailArchivierung.de gilt als revisionssicher, weil:
Jede eingehende und ausgehende (Rechnungs-)E-Mail unverändert archiviert wird. Es findet also stets eine ordnungsgemäße und vollständig Archivierung statt. Die Archivierung wird zum frühestmöglichen Zeitpunkt, also bereits beim E-Mail-Eingang bzw. Ausgang archiviert. Es kann also keine Mail auf dem Weg ins Archiv „verloren“ gehen. Jede Mail ist mit geeigneten Such-Techniken wieder auffindbar. Keine Mail kann geändert oder zerstört werden. Die Mails im Archiv sind also mit dem Original übereinstimmend und unveränderbar. Jede Mail ist in genau der Form, wie sie verfasst, gesendet bzw. empfangen wurde, archiviert und ist in dieser Form darstell- und druckbar. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind protokolliert, so dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. Veränderungen und andere Eingriffe sind also stets gemäß der gesetzlichen Vorgaben durch eine Protokollierung nachvollziehbar. Das Archiv ist so angelegt, dass eine Migration auf neue Medien oder Komponenten sowie die Integration neuer Software ohne jeglichen Informationsverlust vonstattengehen kann. Auch nach einem Serverwechsel, oder mit Einführung neuer Software in Ihrem Hause, bleibt Ihre Archivierung gemäß der genannten Richtlinien erhalten.
Das System bietet die Möglichkeit, die gesetzlichen sowie Ihre betrieblichen Bestimmungen hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die gesamte Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Alle Mails sind mit Berechtigung einsehbar, wiederauffindbar und reproduzierbar und das für den gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum.
Wichtig:
Ein Prozessbezug ist zwingender Bestandteil der Beurteilung, ob ein System revisionssicher ist oder nicht. Gern informieren wir Sie.
Das Umsatzsteuergesetz regelt im § 14b UStG, wie Unternehmen ihre Rechnungen aufbewahren müssen.
Die Rechnungen müssen über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung hinweg die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes § 14 Absatz 1 Satz 2 UStG erfüllen.